לייעול מערכות העסק - חייגו:

מערכות ERP

מערכות ERP נותנות מענה למרבית הפונקציות השכיחות בארגונים – ניהול מלאי, לקוחות וספקים, מכירות, רכש והנה”ח, ובנוסף כוללות מודולים מתמחים לפונקציות פחות שכיחות, כגון מודול WMS, מודול פרוייקטים, מודול CRM ועוד.
מרבית הארגונים הקטנים והבינוניים בישראל עובדים עם מערכות ERP של פריוריטי, סאפ, חשבשבת וריווחית. מצד אחד, אלו מערכות ותיקות שצברו אינספור “שעות מנוע”, פתרו כבר את כל הבאגים, ולמדו את כל הניואנסים של מגוון עצום של ארגונים. מצד שני, דווקא הוותק שלהן עומד בעוכריהן כיוון שהן מיושנות, והגרעין שלהן פותח בתקופה בה הייעוד העיקרי של מערכות ממוחשבות היה הנה”ח.
אלא שמה שפותח בשנת 1980 לא בהכרח נותן מענה מיטבי בשנת 2021, והיום הדרישות ממערכת ERP כוללות פונקציות רבות נוספות, בראש ובראשונה הפקת מידע ניהולי בצורה קלה, מהירה, וויזואלית. דרישה נוספת שעולה בשנים האחרונות היא ממשקים בין ה-ERP בארגון, לבין מערכות חיצוניות – בין אם בארגון עצמו (כגון שעוני נוכחות, או בקרים ממוחשבים בקווי הייצור) או מחוצה לו (כגון מערכות ERP של לקוחות או ספקים, והנושא החם היום – סחר דיגיטלי).
צ’ילי מסייעת לארגונים לצמצם את הפער בין המצוי לרצוי בשני רבדים:
ברובד הראשון, אנחנו מספקים שירותי ייעוץ מערכות מידע. גלעד גורדון, בעלי החברה, הינו מנתח מערכות מידע בעל ותק של למעלה מ-30 שנה, ומשמש (בין היתר) כיועץ מערכות מידע מטעם מעוף.
לגלעד ולצ’ילי ניסיון עשיר בניתוח ופיתוח ברשתות קמעונאיות (כגון גולף, אייס, אפריל), יצרנים (כגון ד”ר פישר ומטבחי נובו), יבואנים (כגון טריומף), מערכות בריאות (כגון מכבי והמרכז הרפואי מדיקה), אנרגיה (כגון חברת דלק) והייטק (כגון אינטל ואלביט).
תהליך ייעוץ מערכות מידע כולל פגישה ראשונית בה אנו מבינים מהן המערכות העיקריות המשמשות את הארגון, ומהן הנקודות הכואבות. לעתים קרובות התהליך מתחיל כשהלקוח פונה אלינו בעקבות בעיה מסויימת, וכבר במהלך הפגישה הראשונה או השניה אנחנו מזהים אתגר אחר, שהפתרון שלו יכול ליצור ללקוח תועלת גדולה יותר בזמן קצר יותר.
השלב הבא הוא ניתוח של האתגר בו הוחלט להתמקד. בשלב זה אנחנו יושבים עם העובדים הרלוונטיים, מבינים מה המערכת צריכה לעשות, מה היא עושה טוב, מה היא לא עושה, ומה היא עושה בצורה מסורבלת שגורמת לעובדים להשקיע הרבה יותר זמן ממה שהגיוני (כך שהעובדים משרתים את המערכת במקום להיפך).
לדוגמא, אצל אחד מלקוחותינו, בעל רשת תחנות דלק, בתחנות שונות יש בקרים שונים, וכתוצאה מכך יש פורמטים שונים של תיעוד העסקאות. הלקוח התלונן שמדי יום מישהו צריך לעבור תחנה-תחנה, להריץ דוח (ליטרים וכסף מכל מוצר), לרשום את הנתונים באקסל, ולאחר שסיים את כל התחנות – לשלוח את הדוח במייל להנהלה.
מה המערכת צריכה לעשות? לספק להנהלה נתונים מיד בתחילת היום.
מה היא עושה טוב? אוספת נתוני עסקאות ברמת תחנה.
מה היא לא עושה? מייצרת דוח במבנה אחיד ומפיצה אותו באופן אוטומטי.
מה היא עושה באופן מסורבל? מאלצת עובד להשקיע קרוב לשעתיים כל יום במעבר בין 30 תחנות, הרצת דוח, הקלדת הנתונים ושליחת אימייל. כמו-כן, באופן בלתי נמנע נפלו טעויות בהעתקה מדי פעם.
בשלב הבא אפיינו את הפתרון: מערכת קטנה שתאסוף את קבצי הלוג מכל התחנות, תפענח אותם, “תתרגם” את הנתונים למבנה אחיד תוך שימוש בקודים אחידים, תייצר דוח מהנתונים ותשלח אותו במייל למנהלים הרלוונטיים.
תוצאת שלב זה הינה מסמך המגדיר במדוייק מה נדרש לבצע לצורך מימוש הפתרון ופיתוח התוכנה. בשלב זה הלקוח יכול לבחור אם לפתח את התוכנה ע”י צוות שלנו, או לפנות לכל בית תוכנה אחר לצורך הפיתוח.
במקרה זה, אנחנו פיתחנו את הפתרון והתוצאה הינה:
1. הנהלת החברה מקבלת כל בוקר במייל את נתוני המכירות של היום הקודם
2. חסכנו כ-4 ימי עבודה סיזיפית מדי חודש
3. הורדנו לאפס את כמות השגיאות והטעויות בהעתקת נתונים
אגב, לאחר זמן קצר עלו צרכים נוספים שקודם לכן אפילו לא חשבו עליהם כיוון שלא היה מסד נתונים מסודר – ניתוח השוואתי של עסקאות לפי מוצר ואמצעי תשלום.
זו תופעה שקרתה לנו פעמים רבות: ברגע שאוספים ומארגנים את הנתונים בצורה שקל לנתח אותם ולהפיק מהם מידע – צפים צרכים חדשים שמאפשרים לארגון להתייעל, וכן לזהות בעיות בסמיכות לאירוע, כאשר ניתן לתקן אותן בקלות.

דוגמא נוספת
לקוח שלנו, רשת קמעונאית מוכרת, השיקה לפני כ-4 שנים אתר און-ליין. במשך חודשים נכנסו הזמנה או שתיים ביום, מישהי היתה נכנסת למערכת הניהול של האתר, מורידה קובץ הזמנות, מריצה תכנית שהיתה טוענת את ההזמנות למערכת הלוגיסטית, ואז היו מבצעים את הפעולות הבאות:
1. מישהי היתה עוברת על ההזמנות ובודקת שהן תקינות בהתאם לפרמטרים שהוגדרו מראש, ואת התקינות היא היתה מאשרת לליקוט
2. המחסנאי היה מפיק דף ליקוט לכל הזמנה, מלקט את המוצרים ובסיום הליקוט מקליד את הכמויות שליקט ומסמן כל הזמנה שלוקטה במלואה
3. לאחר מכן תכנית רקע היתה שולחת את נתוני ההזמנה לחברת השילוח
4. קצת לפני הזמן שהשליח היה אמור להגיע, המחסנאי היה נכנס לפורטל של חברת השילוח ומדפיס ממנו את מדבקות הברקוד לכל החבילות
קצת מסורבל, אבל עבד באופן תקין.
ואז הגיע שופינג איי.אל, ובתוך 24 שעות הרשת הופצצה בלמעלה מ-150 הזמנות, ורק לאחר עבודה מאומצת ושעות נוספות רבות, הצליחו לספק את הסחורה תוך שבועיים לרוב הלקוחות.
מה המערכת צריכה לעשות? לאפשר אספקה מהירה במינימום טעויות.
מה היא עושה טוב? מנהלת את התהליך הלוגיסטי.
מה היא לא עושה? מבצעת פעולות באופן אוטומטי, גם כשאין מפעיל אנושי.
מה היא עושה באופן מסורבל? ב-3 נקודות בתהליך יש עצירה כל עוד לא בא מפעיל אנושי ולוחץ על כפתור (משיכת הזמנות, בדיקת תקינות הזמנות, הדפסת מדבקות משלוח).
אפיון הפתרון:
1. קליטה אוטומטית של הזמנה ברגע שהלקוח ממבצע הזמנה
2. אישור אוטומטי של הזמנות תקינות, כך שהגורם המאשר צריך לבדוק רק כ-3% מההזמנות ולא את כולן
3. ליקוט ע”י מסופון במקום בשימוש בדפי ליקוט
4. קליטת מסר חוזר מחברת השילוח והדפסה מיידית של מדבקת משלוח
התוצאה הדהימה אפילו אותנו: בשופינג איי אל בשנה שלאחר מכן כמות ההזמנות הוכפלה, ומרביתן סופקו תוך 24-48 שעות מרגע ביצוע ההזמנה.
תחום נוסף בו אנחנו מתמחים הוא פיתוח ממשקים בין מערכות שונות. זה יכול להיות ממשקים בין מערכת ה-ERP הארגונית לבין מערכת פנים ארגונית אחרת, כגון מערכת WMS לניהול המחסן, מערכת CRM לניהול קשרי הלקוחות, מערכות מסופונים בשימוש הסוכנים, הנהגים, או המחסנאים, שעוני נוכחות, בקרים בקווי הייצור, או כל מערכת ממוחשבת אחרת שאינה חלק מה-ERP.
לדוגמא, אצל אחד מלקוחותינו יש לנו מערכת הכוללת ממשקים רבים:
מצד אחד, אנו מזינים את מערכת ה-WMS של הלקוח בנתוני התשתית של פריטים, ספקים ולקוחות, ובנוסף, כל הזמנה שמגיעה – בין אם בהקלדה ידנית ב-ERP, ממסופוני סוכנים או מאתר האינטרנט, מוזרמת באופן מיידי ואוטומטי למערכת ה-WMS. באופן דומה, גם כל הזמנת רכש מוזרמת מה-ERP ל-WMS, וכל עדכון בנוגע למועד ההגעה הצפוי מוזרם אף הוא, כך שצוות המרלו”ג יודע מה אמור להגיע ומתי.
לאחר שצוות המרלו”ג מסיים ללקט סחורה מופעל ממשק נוסף חזרה ל-ERP, ובעקבותיו מופקת תעודת משלוח או חשבונית.
גם כאשר סחורה נקלטת במרלו”ג, מופעל ממשק המעדכן את ה-ERP לצורך בקרה על החשבוניות.
כמו-כן, אנחנו מפתחים ממשקים בין הארגון לבין ארגונים עימם הוא בקשרים עסקיים.
אחד מלקוחותינו הוא מרכז רפואי גדול שמבצע ניתוחים פרטיים. בחלק ניכר מניתוחים אלו יש גורם מממן כלשהו – חברת ביטוח או קופת חולים, ופיתחנו עבורם ממשקים שמצד אחד קולטים באופן אוטומטי את התחייבות התשלום של הגורם המשלם, ומצד שני משדרים לקופות החולים את סיכום הניתוח – הכל באופן אוטומטי לחלוטין.
תת-תחום בו אנחנו מתמחים הוא פיתוח ממשקים בין מערכות ERP לחנויות אינטרנט, ובמיוחד בין פריוריטי לחנויות מבוססות wooCommerce.
הממשקים שלנו כוללים הקמה ועדכון אוטומטיים לחלוטין של קטלוג המוצרים, כך שכל פריט חדש שמוקם בקטלוג ב-ERP, או פריט שמשנים לו מחיר, או תאור, מעודכן אוטומטית באתר.
בנוסף, אנחנו יודעים לבצע בדיקת מלאי בזמן אמת, כולל חישוב מלאי שהוזמן אך טרם נמשך פיזית מהמלאי, וכמובן – שידור הזמנות באופן אוטומטי ומיידי מהאתר למערכת ה-ERP, כולל הפקת חשבוניות וקבלות ועדכון מערכת ה-CRM.

תחום נוסף הוא פיתוח תוכנה עצמאית שאינה הרחבה של מערכת ה-ERP אלא נותנת מענה לצורך של הארגון שלא נמצאה עבורו תוכנת מדף.
אנו מבצעים את כל שלבי הפיתוח – משלב האיפיון הראשוני, דרך הניתוח המפורט, תכנון מסד הנתונים, עיצוב המסכים, פיתוח התוכנה, וכמובן – שיפורים ותוספות.
לדוגמא, פיתחנו עבור רשת מכוני צילום שיניים מערכת המאפשרת לרופא השיניים להפנות את המטופל לצילום מהסלולרי שלו (במקום בגלויה הידנית המוכרת), לראות אם ומתי המטופל הלך לצילום, ולאחר הצילום – לראות את הצילום בסלולרי, בטאבלט או במחשב. כמו-כן, הרופא יכול לראות היסטוריית צילומים של המטופל, לקבל התראות על מטופלים שהופנו לצילום ולא הגיעו למכון, ולצפות בסטטיסטיקות שונות.
דוגמא נוספת היא מערכת שפיתחנו לניהול פסולת מסוכנת במפעל, מרגע הגעתה למחסן פסולות מסוכנות ועד פינויה לאתר השמדה/הטמנה חיצוני, כולל הפקת כל המסמכים המחוייבים עפ”י חוק הגנת הסביבה ותקנים בינ”ל. מעבר לייעול העבודה, המערכת מאפשרת לארגון להשיב בקלות בביקורות של המשרד להגנת הסביבה לשאלות כגון “תציג בבקשה את הפינויים של חומר XYZ שביצעת בשנת 2019” או “כמה זמן בממוצע אתם מאחסנים חומר ABC מרגע שהגיע למחסן עד לפינוי לאתר חיצוני”.

עד היום ייעלנו את מערכות המידע של עשרות ארגונים
ועזרנו למאות עובדים

לחסוך זמן שהתבזבז בעבודה רוטינית, 

לנצל את הידע שלהם,

ולהרגיש בעלי ערך אמיתי

רוצים גם?

השאירו פרטים בטופס וניצור איתכם קשר:

דילוג לתוכן